Auf den ersten Blick ja, denn die Einstiegspakete sind vergleichbar. Entscheidend ist aber, ob Ihre Mitarbeiter zusätzlich klassische Office-Desktop-Anwendungen benötigen. Werden neben Google Workspace zusätzliche Microsoft-Office-Lizenzen fällig, kehrt sich der Kostenvorteil häufig um. Rechnen Sie Ihr konkretes Szenario immer durch.

Ja, Google Workspace kann Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien öffnen, bearbeiten und speichern. Bei einfachen Dokumenten funktioniert das gut. Bei komplexen Excel-Dateien mit Makros, VBA, Pivot-Tabellen oder speziellen Add-ins kommt es jedoch zu Einschränkungen. Testen Sie kritische Dateien vor der Entscheidung.

E-Mails, Kontakte und Kalender lassen sich zu Google Workspace migrieren. Komplexere Outlook-Funktionen wie Stellvertretungen, gemeinsame Postfächer oder tiefe CRM-Integrationen müssen jedoch geprüft und teils anders abgebildet werden. Eine saubere Migrationsplanung ist hier entscheidend.

Beide Plattformen bieten ein sehr hohes Sicherheitsniveau. In reinen Windows-Umgebungen lässt sich mit Microsoft 365 (Entra ID, Intune, Defender) Identität, Geräteverwaltung und Security besonders eng aus einer Hand steuern. Google Workspace bietet ebenfalls starke Sicherheitsfunktionen, besonders in browser- und Chrome-zentrierten Umgebungen.

Ja, Google Docs, Sheets und Slides bieten einen Offline-Modus, der zuvor aktiviert werden muss. Für Nutzer, die dauerhaft und intensiv offline arbeiten (Bahn, Flug, Baustelle), ist der Komfort klassischer Desktop-Anwendungen von Microsoft 365 in vielen Fällen jedoch überlegen.

Google Workspace läuft sehr gut auf Macs und Chromebooks. Ein Mac-Unternehmen ist aber nicht automatisch ein Google-Unternehmen: Auch auf dem Mac wird häufig Microsoft Office genutzt. Entscheidend ist, wie stark Ihre Arbeitsweise von Office-Desktop-Anwendungen abhängt, nicht das Betriebssystem allein.

Von einer Doppel-Lizenzfalle spricht man, wenn ein Unternehmen Google Workspace einführt, für einen Teil der Mitarbeiter aber zusätzlich Microsoft-Office-Lizenzen kaufen muss. Dann zahlt man faktisch zweimal, und die Kosten- und Vereinfachungsvorteile von Google Workspace gehen weitgehend verloren. In solchen Fällen ist eine reine Microsoft-365-Lösung oft günstiger und einfacher.

Ein Wechsel ist grundsätzlich möglich, aber mit Aufwand und Kosten verbunden (Migration, Schulung, Umgewöhnung). Deshalb lohnt sich vor der Erstentscheidung ein gründlicher Vergleich und idealerweise ein Pilotbetrieb mit einer kleinen Nutzergruppe. So vermeiden Sie teure Kehrtwenden.